拟定通知，发送短信。通知内必须包含具体时间、地点，参加人员，参会要求等。例如：与会人员要自觉遵守会议纪律，自觉关闭手机或调至振动状态，不准中途离开会场。通知是所有的公文里面最常用的一种公务文书了。召开会议要下通知，会议推迟了也要下通知，总之通知无处不在。通知的格式要规范。通知的格式包括标题，称呼，正文，落款。标题注意要居中；称呼要顶格写；正文表述核心内容；落款包括通知人和时间。通知的语言要得体。通知是一种公务文书，在运用语言方面，第一要保证没有歧义，第二要正式，用官方语言。
会议通知的确认有哪些呢？
(1)确认会议通知发送对象 在发送通知前一定要明确被通知的部门和人员范围。对所有与会人员应逐一落实。如果搞错通知对象，使应参加会议的人员未能收到通知，就会影响到会议的有效性，使一些会议无法达到所需的法定人数，还会使一些应参加的人产生误会;而不应通知的人员通知了，就会影响其正常工作，甚至造成尴尬的局面。
(2)确认发送的回复环节 一些重要的会议通知有时会因组织渠道不畅、传递方式不当，或者是其他因素的干扰，使通知不能准确及时传递到与会者，作为会议通知的发放者，应及时发现问题，可以通过电话、口头询问以及电子邮件确认等方式检查通知发放是否落实。
(3)确认会议通知内容是否准确。